Vérification des constantes

Avant de pouvoir faire le calcul de la paie, certains renseignements sont nécessaires au bon fonctionnement du module des salaires. Ces données sont fournies par les différents paliers de gouvernement, ainsi que par la Commission de la Construction du Québec si l'option {003 - Salaires par feuilles de temps (Construction)} est installée. Pour vérifier ces renseignements, sélectionner le menu «Salaires -> Configuration». De ce menu, vérifier les données de chacun des sous-menus suivants :

• Constantes des salaires
• Constantes provinciales (Toutes les provinces et territoires)
• Constantes fédérales
• Constantes relatives à la Commission de la Construction du Québec (CCQ) {Option 003 - Salaires par feuilles de temps (Construction)}

Constantes des salaires

Cette option permet d'entrer les renseignements de base pour les salaires spécifiques à l'entreprise. Tous les salaires inscrits dans Concept Caméléon portent comme référence, au moment du calcul, l'année civile qui est entrée dans cette section. L'année ne doit pas être modifiée si des salaires ont été inscrits. C'est lors de la fermeture d'année des salaires qu'elle passera à l'année suivante.

Lorsque l'on débute avec le système de paie, il est important d'inscrire l'année civile correspondante à l'implantation en cours.

Numéros de DAS

Inscrire les numéros d'employeur fournis par le gouvernement fédéral et provincial.  Ces numéros seront imprimés sur les différents formulaires gouvernementaux et les remises gouvernementales.

Année civile des salaires en cours

Inscrire l'année civile correspondante à l'implantation en cours.

Prochain numéro de dépôts directs

Permet l'entrée du compteur des dépôts directs lors de la mise en oeuvre du système de paie. Celui-ci ne doit pas être changé lorsque des salaires ont déjà été inscrits dans le système.

Prochain numéro d'auxiliaire des salaires

Permet l'entrée du compteur du numéro de séquence de l'auxiliaire des salaires lors de la mise en oeuvre du système de paie. Celui-ci ne doit pas être changé lorsque des salaires ont déjà été inscrits dans le système.

Type de report de l'auxiliaire au grand livre

Concept Caméléon accumule les transactions comptables provenant des chèques ou dépôts directs des salaires dans un auxiliaire. Pour mettre à jour le journal général ainsi que les états financiers, il faut imprimer l'auxiliaire avec l'option «Mise à jour». Si le report est effectué de façon «Sommaire», seule l'écriture du sommaire de l'auxiliaire est reportée et si le report est effectué en mode «Détaillé», les écritures de toutes les transactions sont reportées en détail une à une au journal général. Il est possibe d'exiger la saisie de la date des transactions à inclure lors de la mise à jour de l'auxiliaireen cochant la case «Date des transactions à inclure obligatoire».

Ne pas confondre les options «Sommaire» et «Détaillé» du report de l'auxiliaire avec celles de l'impression de l'auxiliaire. Même si l'on reporte l'auxiliaire des salaires en mode «Sommaire» au grand livre, tous les chèques vont à la conciliation bancaire en détail. Il sera même possible de réimprimer un historique de cet auxiliaire en mode «Détaillé».

Formulaires de chèques et de dépôts directs

Certains formulaires de chèques ou de dépôts directs sont déjà définis dans le système. Il est possible de sélectionner le numéro de formulaire désiré. Pour modifier ou créer de nouveaux formulaires, se référer à la section «Générateur de formulaires».

Accumulateurs

Deux accumulateurs supplémentaires à ceux disponibles dans la fiche des employés peuvent être définis ici. Inscrire les descriptions selon les besoins. Celles-ci apparaîtront dans la fiche des employés ainsi qu'au calcul des salaires pour permettre d'ajuster leur valeur. Il est possible, par exemple, de créer un accumulateur pour gérer les absences des employés.

Concept Caméléon gère certains types de dépôts directs pour les transférer directement dans un fichier pouvant être transmis à certaines institutions bancaires. Les informations entrées dans les cases subséquentes sont nécessaires à l'élaboration du fichier qui sera bâti lors de l'émission des paiements.

Créer le fichier de dépôt direct sur le disque dur

Cocher cette case pour effectuer le paiement des salaires par dépôts directs.

Utiliser le numéro du fichier des informations de la compagnie

Il suffit de cocher cette case pour utiliser le même compteur de fichier de dépôt direct que celui des comptes-fournisseurs. Ce compteur doit être défini par le menu «Utilitaires -> Configuration -> Informations de la compagnie».

Les numéros de transit de l'organisme, du compte, du nom du fichier de dépôt, sont fournis par l'institution bancaire. Pour ce qui est du nom de fichier à utiliser, Concept Caméléon n'a pas de restriction mise à part que les noms du fichier et de l'extension sont obligatoires. Par contre, certaines institutions bancaires peuvent avoir des exigences. Il faut donc communiquer avec elles pour obtenir l'information et pour connaître la façon de leur transférer le fichier des transactions de dépôts directs.

Certaines déductions statutaires du calcul des salaires peuvent être appliquées aux employés ou aux gabarits d'employés.  Le choix «Calculé selon la fiche de l'employé» applique la déduction une seule fois à l'employé pour toutes les feuilles de temps alors que le choix «Calculer selon le gabarit» permet d'appliquer la déduction à toutes les feuilles de temps qui utilisent un gabarit dont la ou les déductions sont activées.

À titre informatif seulement, Concept Caméléon fourni les numéros de transit de huit (8) des institutions bancaires les plus courantes. Il est possible d'éditer cette liste pour qu'elle affiche les différentes institutions bancaires des employés de l'entreprise.

Ce tableau permet d'entrer l'intervalle en jours pour toutes les périodes de paie que l'entreprise désire utiliser.  Pour ce faire, il faut entrer la date de début de période correspondant à la première émission de paiement dans l'année civile des salaires. L'année civile débute le 1er janvier et se termine le 31 décembre. Si l'on commence à utiliser le système des salaires en cours d'année, il faut inscrire le numéro de la période correspondante à ces dates dans le champ «Actuelle» et non la période 1.

Selon les périodes de dates définies, le système calcule le nombre réel de salaires inclus dans l'intervalle donné. Le nombre de salaires doit respecter le type de période sélectionné. Par exemple, si le système détecte seulement 51 émissions de salaires pour un type «Hebdomadaire (52)», les dates entrées ne sont pas valides.

Seuls les types «Hebdomadaire» et «Quinzaine» peuvent avoir un nombre de périodes de salaires variables (52 ou 53, 26 ou 27). Le système de paie permet de traiter plusieurs types de périodes en même temps, à savoir :

Hebdomadaire (52)	10 Périodes (10)
Quinzaine (26)	13 Périodes (13)
Bimensuelle (24)	22 Périodes (22)
Mensuelle (12)	Annuelle (1)

 

Permet l'impression des dates des périodes de paies pour vérifier l'exactitude des dates, tel qu'indiqué ci-dessus. Par exemple, si l'on commence à utiliser le système de paie en mai 2010 et les salaires sont versés hebdomadairement. La période 1 débuterait le 27/12/2009 et le premier chèque serait par exemple le 07/01/2010. Maintenant, pour connaître la période actuelle, il suffit de consulter la liste des dates de périodes.

Constantes provinciales

Les constantes provinciales sont fournies dans les différents guides des retenues à la source des gouvernements provinciaux. Les constantes provinciales sont maintenues à jour généralement par une mise à niveau automatisée de Concept Caméléon et sont utilisées lors du calcul des salaires selon la configuration de chacun des dossiers d'employés.

Constantes fédérales

Les constantes fédérales sont fournies dans le guide «Calcul mécanographique» du gouvernement fédéral. Les constantes fédérales sont maintenues à jour généralement par une mise à niveau automatisée de Concept Caméléon et sont utilisées lors du calcul des salaires selon la configuration de chacun des dossiers d'employés.

Constantes relatives à la Commission de la Construction du Québec (CCQ) {Option 003 - Salaires par feuilles de temps (construction)}

Les constantes relatives à la Commission de la Construction du Québec (CCQ) se retrouvent dans la documentation fournie par la Commission. Ces diverses données servent entre autres à calculer les paies des employés de chantier assujettis aux normes de la CCQ ainsi qu'à l'élaboration du rapport mensuel de l'employeur.  Ces constantes sont maintenues à jour généralement par une mise à jour des taux de CCQ disponible aussi par le menu «Salaires -> Maintenance des dossiers -> Mise à jour des taux de CCQ» ou encore directement de la fiche des employés ou du gabarit des employés en cliquant sur le bouton Taux CCQ.