Réimpression des paiements

Dans le menu «Salaires -> Gestion des paiements», la réimpression des paiements permet de réimprimer les chèques et les relevés de dépôts directs ou encore d'envoyer par courriel les confirmations de dépôts directs aux employés. Dans le cas où l'entreprise utilise le type de paiement par dépôts directs, la réimpression des paiements permet de recréer le fichier de dépôts directs en écrasant le fichier existant ou d'ajouter des paiements au fichier existant.

Le type et le numéro du paiement sont requis pour effectuer une réimpression. Voir le rapport «Liste des paiements» qui permet d'afficher cette information.

Réimpression pour l'année

Sélectionner l'année civile des paiements à réimprimer. Cette entrée permet, par exemple, de réimprimer la paie d'un employé dont le chèque a été égaré, et ce, même après une fermeture d'année des salaires.

Type de réimpression des chèques ou dépôts directs

Sélectionner le type des paiements à réimprimer, soit «Chèques» ou «Dépôts directs».

Compte de grand livre de banque

Lors de la réimpression des paiements dont le type est «Chèques», le compte de grand livre de banque est nécessaire pour retracer le bon chèque.

Intervalle de réimpression

Inscrire l'intervalle des numéros de paiements à réimprimer selon le type choisi.

*** Attention *** Écraser ou non un fichier de dépôts directs existant ?

Lors de la réimpression de paiements par dépôts directs, selon qu'un fichier de dépôts directs existe déjà ou non dans le dossier de la compagnie, une boîte de message s'affichera demandant d'indiquer si l'on veut l'écraser pour en créer un nouveau contenant seulement les paiements réimprimés ou ajouter les paiements réimprimés au fichier existant, ou encore ne pas toucher au fichier existant en annulant le transfert des paiements réimprimés dans le fichier existant. Donc, si le fichier n'existe pas encore il sera créé, mais s'il existe il faudra prendre une des décisions suivantes :

Le bouton Écraser le fichier doit être utilisé pour détruire le fichier existant et en créer une nouvelle version contenant seulement les paiements réimprimés. Une des raisons pour laquelle on voudrait détruire un fichier existant pourrait être parce qu'il contient des paiements qui ont déjà été envoyés à l'institution bancaire et traités par cette dernière.

Seule l'utilisation du bouton Écraser le fichier entraîne l'incrémentation automatique du numéro de séquence du fichier de dépôts directs de un (1). Sachant que certaines institutions bancaires exigent qu'on n'utilise pas deux fois le même numéro de séquence ou encore que l'on saute des numéros, il est important de choisir le bon «bouton» pour répondre à la question demandée.

Le bouton Ajouter au fichier doit être utilisé pour ajouter les paiements réimprimés à ceux qui sont déjà dans le fichier de dépôts directs. La raison pour laquelle on voudrait ajouter des paiements dans le fichier existant est tout simplement parce que ceux qui y sont déjà n'ont toujours pas été envoyés à l'institution bancaire donc ne doivent pas être détruits.

Le bouton Annuler doit être utilisé pour ne pas modifier le fichier existant. Une des raisons pour laquelle on voudrait ne pas modifier le fichier existant est tout simplement parce qu'on ne veut pas envoyer les paiements réimprimés à l'institution bancaire.

Concept Caméléon ne valide pas les numéros de compte ou de transit. Il est important de vérifier le rapport de «Contrôle du fichier de dépôts directs» avant d'envoyer le fichier de dépôts directs à l'institution bancaire. La seule façon de corriger les paiements contenus dans le fichier de dépôts directs est de les annuler et de tout recommencer le processus à partir du calcul des salaires. Voir les sections «Contrôle du fichier de dépôts directs» et «Annulation des paiements» de ce guide pour plus d'informations.

La fenêtre «Aide mémoire»

Dans cette fenêtre qui s'affiche après la création du fichier de dépôts directs, il est possible d'effectuer l'une des opérations suivantes :

• Impression des chèques;
• Impression de tous les relevés de dépôts directs;
• Envoi des confirmations de dépôts directs par courriel aux employés;
• Impression des relevés de dépôts directs non envoyés par courriel;
• Impression de tous les relevés de dépôts directs par institutions bancaires;
• Impression du rapport de contrôle du fichier de dépôts directs.

Pour modifier les modèles de formulaires utilisés pour l'impression des chèques ou des dépôts directs, voir la section « Générateur de formulaires» de ce guide.  Le choix du formulaire à utiliser par défaut se fait dans les «Constantes des salaires».