Écritures au journal général

Le journal général est un ensemble d'enregistrements contenant les débits et les crédits résultant de transactions comptables complètes. Chaque transaction individuelle est appelée «Entrée de journal» et comprend souvent une brève explication de la transaction.

Selon le type d'écriture sélectionnée, il est possible d'entrer des transactions dans la période courante, les périodes précédentes et même dans les périodes des exercices financiers fermés. Voir aussi les sections «Régularisation de fin d'exercice» et «Redressement sur exercices antérieurs».

Les explications qui suivent s'appliquent aux trois types d'écritures suivants : «Journal général», «Régularisation de fin d'exercice» et «Redressement sur exercices antérieurs».

Type de transaction

• Nouvelle écriture : Permet de créer une nouvelle écriture.
• Débuter une écriture à partir d'une autre : Permet de créer une nouvelle écriture à partir d'une écriture existante.
• Débuter une écriture à partir d'une écriture de facture client : Permet de créer une nouvelle écriture à partir d'une écriture de facture client existante. Ce type de transaction est disponible seulement si l'auxiliaire des ventes et recettes est reporté de façon «Sommaire». Pour plus d'information, se référer à la section «Préférences du système».

Le bouton Récupérer

Disponible dans le cas où l'on débute une écriture à partir d'une autre. Selon le type d'écriture récupéré, permet de sélectionner une écriture du journal général ou une facture client pour récupérer sa distribution comptable. Le contenu des champs «Description», «Référence» et «Notes» est aussi récupéré et peut être modifié.

Si l'écriture affecte un compte de grand livre de comptes-clients, comptes-fournisseurs, acomptes client ou frais courus à payer sur achats, un message avise l'utilisateur que le fait d'affecter un de ces comptes peut débalancer l'âge des comptes respectif pour le ou les comptes touchés ou la liste des frais courus à payer sur achats en attente. Caméléon n'empêchera pas d'affecter de tels comptes, cette fonctionnalité n'étant pas restrictive.

Dernier numéro

Représente le numéro de la plus récente écriture enregistrée au grand livre. Ce champ est à titre informatif.

Exercice

Inscrire l'exercice financier à affecter au besoin. Peut être modifié seulement pour les écritures de type «Redressement sur exercices antérieurs». Dans le cas d'une écriture de type «Régularisation de fin d'exercice», l'exercice et le numéro de période ne sont pas requis, car Concept Caméléon applique toujours la transaction à la dernière période de l'exercice précédent.

Période

Inscrire la période comptable à affecter au besoin. Peut être modifié seulement pour les écritures de type «Journal général» et «Redressement sur exercices antérieurs». Il est possible d'affecter de la période 1 à la période actuelle pour le type «Journal général». Pour le type «Régularisation de fin d'exercice», l'exercice et le numéro de période ne sont pas requis, car Concept Caméléon applique toujours la transaction à la dernière période de l'exercice précédent.

Date

La date du jour s'affiche automatiquement pour les écritures de type «Journal général». Modifier au besoin pour inscrire la date de la transaction. Pour les écritures de type «Régularisation de fin d'exercice» et «Redressement sur exercices antérieurs», Concept Caméléon affiche la date de la dernière journée de la dernière période de l'exercice précédent.

Description

La description est obligatoire. Inscrire une brève description pour l'écriture. Par exemple, «Frais bancaires» ou «Écriture d'amortissement». La description est utilisée, entre autres, pour produire le rapport du journal général, du grand livre et de la conciliation bancaire, ainsi que dans la grille du forage du grand livre.

Référence

Sert de référence à d'autres documents. Par exemple, entrer le numéro du chèque ou du reçu d'une transaction. La référence est utilisée, entre autres, pour produire le rapport du journal général et celui du grand livre, ainsi que dans la grille du forage du grand livre.

Notes

Permet d'inscrire une annotation supplémentaire pour chaque écriture. Si l'on coche la case «Imprimer les annotations» à la demande du rapport du journal général et du grand livre, celles-ci seront affichées. Elles sont également utilisées dans la grille du forage du grand livre.

Renversement de l'écriture originale (Modifier avec trace)
Cette case est disponible pour les types de transaction «Débuter une écriture à partir d'une autre» ou «Débuter une écriture à partir d'une écriture de facture client». En cochant cette case, en plus d'enregistrer la transaction présentée dans la grille de distribution comptable, lors de l'enregistrement, le système inversera la transaction originale ayant été récupérée. Cette option est pratique dans le cas où l'on désire modifier une écriture de journal.

Dans le rapport du journal général, le champ «Référence» affichera la provenance de la modification de l'écriture originale, par exemple «Mod. écr. #1541» signifiant «modification de l'écriture # 1541».

Distribution comptable de l'écriture

Puisque le grand livre utilise la comptabilité en partie double, l'enregistrement d'écriture est inscrit dans un minimum de deux comptes, un compte débité, et un compte crédité. Évidemment, il est possible d'entrer plus de deux comptes pour effectuer une distribution. Il n'y a aucune limite quant au nombre de comptes que l'on peut inscrire pour une même écriture. Pour enregistrer la distribution, le total des débits doit être égal au total des crédits.

Comme pour la plupart des grilles permettant la saisie de données, la touche Supprimer permet de supprimer la ligne sélectionnée et la touche Insérer permet d'ajouter une ligne vide à l'emplacement de la ligne sélectionnée.

Compte

Inscrire le compte de grand livre. Pour effectuer une recherche parmi les comptes existants, appuyer sur la touche F5 ou cliquer sur .

Description
Affiche la description du compte sélectionné telle qu'inscrite dans le dossier «Charte des comptes de grand livre». Ce champ n'est pas modifiable.

Débit
Entrer le montant dans cette colonne s'il est débiteur.

Crédit
Entrer le montant dans cette colonne s'il est créditeur.

Bouton Taxes
Permet de distribuer automatiquement les montants relatifs aux taxes selon les taux et les comptes configurés dans la gestion des taux de taxes. Le calcul des taxes s'appliquera aux comptes de grand livre configurés comme étant applicables à la TPS/TVH ou la TVP dans la charte des comptes de grand livre.

Bouton Enregistrer
Permet d'enregistrer l'écriture au grand livre. Disponible seulement lorsque le total des débits est égal au total des crédits dans la distribution comptable.

Si l'écriture contient des comptes de grand livre de banque, Concept Caméléon reporte automatiquement à la conciliation bancaire, les montants affectés aux postes de banque.

Bouton Annuler
Permet d'abandonner l'entrée sans enregistrer. Concept Caméléon pose alors la question «Désirez-vous annuler la transaction ?». Répondre «Oui» pour quitter sans enregister, ou «Non» afin de continuer l'entrée de l'écriture.